งานด่วน งานแทรก! เจ้านายสั่งแบบนี้ ชาวออฟฟิศทำยังไงดี แชร์เทคนิคเคลียร์งาน เอาอยู่ทุกคำสั่ง

ช่วงรอยต่อของปีเก่าสู่ปีใหม่ สิ่งที่มักเห็นอยู่บ่อยๆ คือ การที่หลายคนออกมาโพสต์ผ่านสื่อสังคมออนไลน์ เรื่องเป้าหมายชีวิตในปีใหม่ และบางคนแถมด้วยเป้าหมายในปีเก่า ว่าได้บรรลุอะไรไปบ้าง แต่บ่อยครั้งที่ได้อ่านโพสต์ในทำนอง “ไปไม่ถึงเป้าหมาย” หรือสิ่งที่ตั้งอกตั้งใจในปีก่อน “ยังไม่ได้ทำอีกบานตะไท”

เจอโพสต์แบบนี้ผมมักสะดุดครับ เพราะบางที ที่ผมเองตั้งอกตั้งใจจะทำเมื่อต้นปีที่แล้ว ยันข้ามปีมาแล้วนี่ก็ยังไม่ได้ทำ

เชื่อเถอะครับว่าอุปสรรคของการลงมือทำ มันมากมายกว่าที่เราจะคาดคิด ไม่ว่าจะเป็นสิ่งเบสิกอย่าง “ความขี้เกียจ” หรือ “งานแทรก”

หากใครเคยตั้งใจเมื่อปีที่แล้ว และยังไม่บรรลุเป้าหมาย ผมขอไม่เชื่อว่าท่านขี้เกียจนะครับ แต่ผมขอเดาเอาว่า ท่านมีงานแทรกแบบไม่คาดคิดอยู่เนืองๆ

กูรูด้านการจัดการทั้งหลาย มักแนะนำให้เรา “จัด Priority” หรือที่เรียกว่า “การเรียงสำดับความสำคัญ” นั่นเอง

หลักการง่ายๆ ที่หลายกูรูบอกไว้ร่วมกัน นั่นคือ “อะไรสำคัญมากให้ทำก่อน อะไรสำคัญน้อยทำหลัง”

คนทำงานออฟฟิศหลายคน เคยเผชิญชะตากรรมแบบนี้ครับ เจอเจ้านายที่มักมาแทรกความสำคัญของงานเราเสมอ เนื่องจากงานของเจ้านายประกอบด้วย งานด่วน งานด่วนกว่า งานด่วนที่สุด และงานเอาเดี๋ยวนี้

โดยปกติงานอาจแบ่งเป็น 2 แบบใหญ่ๆ งานแบบแรกเป็นขั้นเป็นตอน หรืออาจเรียกได้ว่า “มีขั้นตอนการทำงาน” หรือ “กระบวนการทำงาน” งานแบบนี้ มีหลายขั้นตอนต่อเนื่อง ซึ่งต้องทำให้เสร็จทีละขั้นตอน ไม่ควรกระโดดข้ามขั้นตอน ไม่เช่นนั้นอาจเกิดความเสียหายได้

งานอีกแบบ แต่ละงานเป็นอิสระจากกัน ทำอันไหนก่อนหลัง อาจไม่มีผลใดๆ กับอีกงาน หรือจะมีผลบ้าง แต่ก็ไม่ถึงกับสำคัญมากมายอะไร

งานแบบแรก ถ้าเราแม่นขั้นตอน ทบทวนอย่างรอบคอบ ว่าขั้นตอนเป็นอย่างไร ก็แค่ทำตามลำดับขั้นตอน โดยอย่ากระโดดข้ามขั้น ก็มักจะสำเร็จ ไม่เกิดปัญหา

แต่งานแบบที่สอง ที่เราต้องประเมิน ต้องคิดดีๆ ว่าจะจัดลำดับความสำคัญอย่างไร งานแบบนี้แหละครับ ที่กูรูหลายท่านแนะวิธีการเอาไว้หลากหลายวิธี ซึ่งผมลองมาหลายวิธีแล้วครับ ในที่สุดเมื่อมาประมวลดู แต่ละวิธีมีหลักการใกล้เคียงกัน พอที่จะผสมผสานหลากวิธีเหล่านั้นเข้าด้วยกันได้ดังนี้ครับ

1. ต้องรวบรวมรายการงานที่ต้องทำ ขั้นตอนแรกนี้ให้เราทำลิสต์รายการงานที่ตั้งใจจะทำออกมาให้หมด จะลิสต์ได้กี่หน้ากระดาษก็ขอให้ลิสต์ออกมา

2. สร้างสัญลักษณ์ระดับความเร่งด่วน กูรูหลายท่านก็แนะนำต่างกันไป เช่น Dwight Eisenhower (ดไวต์ ไอเซนฮาวร์) แบ่งงานเป็น 4 ระดับ คือ “ด่วนและสำคัญ” งานแบบนี้ต้องทำให้เร็วที่สุด ห้ามรอช้า “สำคัญ แต่ไม่ด่วน” งานแบบนี้ยังรอได้ ยังปรับเปลี่ยนตารางได้ “ด่วน แต่ไม่สำคัญ” งานแบบนี้อาจไม่จำเป็นต้องทำเอง มอบหมายให้ผู้อื่นทำได้ “ไม่ด่วนและไม่สำคัญ” งานแบบนี้ จะทำเมื่อไรก็ได้

หรืออย่าง Brian Tracy ยอดนักเขียนแนวฮาวทู ก็แนะนำการใช้ตัวอักษร ABCDE และตัวเลข มาแทนลำดับความสำคัญ นอกจากนี้ ยังมีกูรู ที่แนะนำการทำสัญลักษณ์ เช่น รูปดาว การใช้สีที่แตกต่างกัน ฯลฯ

โดยส่วนตัว ผมแบ่งง่ายๆ แบบที่ตัวเองเข้าใจเองเป็น 3 ระดับความสำคัญครับ

ด่วน – คือ คอขาดบาดตาย ด่วนมาก  ต้องทำทันที หรือรอไม่ได้ ห้ามเอ้อระเหย โดยเด็ดขาด

รีบ – แปลว่า เกือบด่วน ดังนั้น เมื่อทำงานด่วนเสร็จแล้ว ต้องรีบจัดการ “งานรีบ” ต่อโดยเร็ว

รอ – งานแบบนี้ รอได้ บางทีความขี้เกียจพอกตัวหนาเกิน กว่าจะเริ่มลงมือ งานรอ อาจกลายเป็นงานรีบแทน

สรุปว่า เลือกเอาตามใจชอบเลยครับ จะใช้สัญลักษณ์แบบไหน แต่ขอให้ตัวเองรู้เรื่องเป็นสำคัญ

3. เขียนสัญลักษณ์หรือทำเครื่องหมาย เอาแบบที่เราชอบ จะเขียนด่วน ด่วนมากหรือจะเลข จะอักษร จะสี ขอให้เขียนลงไปกำกับรายการงานแต่ละงาน ที่ลิสต์เอาไว้

4. จัดลำดับใหม่ คือ เขียนลิสต์งานใหม่ โดยเรียงลำดับไล่จากความสำคัญเร่งรีบไปหาความสำคัญน้อย แต่ขั้นตอนนี้ ใครที่ดูเครื่องหมายกำกับ แล้วเข้าใจได้ โดยไม่ต้องเรียงใหม่ ก็สามารถข้ามไปได้ครับ

5. ลงมือทำ ขั้นตอนนี้แหละครับ “สำคัญ” ทุกอย่างก็คงไร้ค่า ถ้าปราศจากการลงมือทำ

ลองดูครับ ปีใหม่ ศกใหม่ ลองมาใช้วิธีจัดลำดับความสำคัญกันดูครับ เริ่มง่ายๆ จากการจดลิสต์งานที่จะทำทั้งหมด บางคนบอกว่า ไม่ชอบจด จำเอาได้ ความจำดี

การจดลิสต์งาน ไม่ได้ทำลายระดับความจำอันดีงามของท่านหรอกครับ แต่กลับช่วยเสริม ทันทีที่เราจดลงกระดาษ ลงสมาร์ทโฟน ลงแท็บเล็ต อยากจดลงอะไร เลือกตามระดับฐานะได้เลย จดลงปุ๊บ เราก็คลายกังวลกับเรื่องงานนั้นได้ทันที เพิ่มพื้นที่สมองไว้จำเรื่องอื่น

แล้วพอจดลงไป เราเห็นรายการของงานทุกงาน ทำให้ค่อยๆ คิดจัดลำดับได้ง่ายขึ้น ยิ่งทำเครื่องหมายจัดลำดับลงไป ยิ่งเห็นการเรียงความสำคัญ ว่าควรทำอะไรก่อน-หลัง ได้ง่ายยิ่งขึ้น

ไม่ว่างานนั้น จะเกี่ยวข้องกับธุรกิจที่ทำอยู่ หรือเป็นเรื่องราวชีวิตส่วนตัว การจัดลำดับความสำคัญ สามารถช่วยท่านได้ทั้งหมดครับ