| ผู้เขียน | ยศพิชา คชาชีวะ |
|---|---|
| เผยแพร่ |
ทำบัญชี เหมือนยาขม คิดแบบ กระเป๋าซ้าย กระเป๋าขวา มีคนเจ๊งมาเยอะแล้ว
พอเอ่ยคำว่า “ทำบัญชี” กับบรรดาเจ้าของธุรกิจร้านเล็กๆ เป็นเหมือนยาขมหม้อใหญ่ สมัยโบราณเขาจะเปรียบเทียบเรื่องที่คนเกลียดๆ ไม่อยากทำว่าเหมือนกิน “ยาขมหม้อใหญ่” เพราะสมัยโน้นยังไม่มียาเม็ด ยาไทย ยาจีนใช้ต้มกินเป็นหม้อๆ แล้วมันขมทุกหม้อไม่ว่าจะแก้โรคอะไร
คนป่วยถูกบังคับให้กินและต้องหมดเป็นหม้อๆ ด้วย กี่หม้อแล้วแต่ตำรับยาของหมอ กว่าจะกินหมดแต่ละหม้อมันจึงทรมานน่าดู ไม่มีใครอยากกินยาขม เกลียดยาขมเข้าไส้
สมัยนี้คนรุ่นใหม่ถึงจะกินยาเม็ดแล้ว แต่ก็มี “การทำบัญชี” นี่ล่ะครับเป็นยาขมหม้อใหญ่หม้อหนึ่ง (อาจจะมีเรื่องที่เกลียดๆ ไม่อยากทำอีกหลายหม้อ)
ผมมีโอกาสเข้าไปเป็นที่ปรึกษาให้ SMEs หลายแห่งหลายที่ ส่วนใหญ่เป็นร้านอาหาร รีสอร์ต คลินิก ร้านสิ่งพิมพ์ ขายของออนไลน์ ขายอาหารดีลิเวอรี ที่มีเจ้าของคนเดียว เป็นญาติพี่น้อง อาจจะมีหุ้นส่วนบ้าง ทำกันไม่กี่คน แต่ทุกๆ ที่มีปัญหาเหมือนกันครับ
คือไม่ค่อยอยากจดบันทึกบัญชี หรือทำบัญชีไม่ละเอียด ด้วยเหตุผลที่ว่า แค่ต้องหาลูกค้า บริหารงาน ทำการตลาด ขายของก็เหนื่อยแล้ว หมดแรง ยังจะให้มาจดบันทึกบัญชีอีกไม่ไหว ที่สำคัญ ไม่ชอบเรื่องการจดบันทึก เรื่องตัวเลขด้วย อีกอย่างคือ ยึดถือหลักการ “กระเป๋าซ้าย กระเป๋าขวา” สุดท้ายมันก็รวมกระเป๋าเดียว
ความคิดกระเป๋าซ้าย กระเป๋าขวานี้ ทำคนเจ๊งกันมานักต่อนักแล้วล่ะครับ ถ้ามีหุ้นส่วน แม้แต่ผัวเมียก็พาลทะเลาะกัน แรกๆ เปิดร้านยังไม่ค่อยมีปัญหา เพราะรายรับรายจ่ายยังไม่เยอะ แต่พอขายไปๆ มันชักเยอะ ยิ่งร้านที่ขายดี มีเงินเข้ามาเป็นแสนๆ ชักจะยุ่ง พอเมียถามผัวว่า “เธอ เดือนนี้กำไรเท่าไหร่” “อันนี้ทำไมเธอตั้งราคาขายถูกจัง แล้วได้กำไรหรือเปล่านี่” ผัวก็ตอบ “แบ๊ะๆๆๆ” ก็จดไม่หมดนี่
บัญชีในที่นี้ผมไม่ได้หมายถึงบัญชีเป็นเล่มๆ เอาจริงเอาจังแบบที่นักบัญชีเขาทำกัน อันนั้นจ้างเขาเถอะครับ แต่ผมหมายถึงการจดบันทึกรายการรับจ่ายประจำวันอย่างละเอียด สามารถแยกต้นทุน ยอดขายสินค้าแต่ละอย่างได้ ตลอดจนสืบไปถึงการเก็บสต๊อก การสั่งสินค้า เจ้าของเอามาดูแล้วจะรู้ทันทีว่า เดือนนี้ลงทุนไปเท่าไหร่ จ่ายค่าอะไรบ้าง มีวัตถุดิบอะไรราคาแพง เป็นต้นทุนเท่าไหร่ของราคาขาย
ค่าพนักงาน ค่าน้ำค่าไฟ มีเสียเบี้ยบ้ายรายทางไหม รายได้มาจากอะไรบ้าง กำไรสุทธิจริงๆ หลังจากหักยิบย่อยเหลือมั้ย หรือขาดทุนกี่บาท ที่ผมเจอมามักจะไม่มีใครลงได้ละเอียดจริงๆ หรอกครับ อย่างเก่งแค่แยกประเภทรายรับรายจ่ายบ้าง แต่จะให้ลงละเอียดขนาดว่าผักชีกี่กิโลกี่บาทยากจริงๆ
สำหรับผู้ที่เพิ่งเริ่มต้นทำธุรกิจอะไรสักอย่างหนึ่ง อาจจะไม่ใช่ธุรกิจแรกก็ได้ ต้องเริ่มจดบันทึกบัญชีรายวัน จะบันทึกในสมุดหรือในคอมพิวเตอร์ตามใจ บัญชีแรกคือ ค่าใช้จ่ายก่อนเปิดร้านครับ เรียกว่าเป็นเงินลงทุนเบื้องต้น ประกอบไปด้วยอะไรบ้าง เอาให้ละเอียด
เช่น ค่าเดินทางไปดูสถานที่ก่อสร้าง ค่าจ้างสถาปนิก ค่ากินระหว่างดูงาน ค่าน้ำมัน ค่าจ้างพนักงานก่อนเปิดร้าน ค่าวัตถุดิบทดลองอาหาร ค่าจ้างที่ปรึกษา ค่าเลี้ยงหุ้นส่วน ฯลฯ ทั้งหลายทั้งปวงเป็นเงินลงทุนทั้งนั้น อย่าคิดว่าไม่สำคัญ ระบบกระเป๋าซ้าย กระเป๋าขวา ห้ามใช้เด็ดขาดครับ
อันดับต่อไปเมื่อเปิดร้าน จดบันทึกรายรับรายจ่ายรายวันอย่างละเอียด เรื่องแบบฟอร์ม การจดให้ถูกหลักนักบัญชีผมไม่ขอเน้น เพราะผมเองก็ไม่ได้เรียนบัญชีมา ขอแค่จดแล้วนำมาใช้งานต่อได้
รูปแบบก็ง่ายๆ เป็นบัญชีลงรับจ่ายปกติ แต่อยู่ที่ต้องขยันหน่อย แค่ตีตารางหรือทำ Excel เป็นก็รอดแล้ว ตารางการลงที่ผมใช้ประจำผมเพิ่มช่องจำนวนหรือปริมาณ ราคาต่อหน่วยลงไปด้วย รับรองไม่เหมือนในตำราบัญชีเจ้าไหนๆ แต่มีประโยชน์ในการนำไปคำนวณต้นทุน เช็กสต๊อกของ กำไร ขาดทุน ได้ทันที
ตัวอย่างต่อไปนี้ ผมขอยกตัวอย่างอย่างง่ายมา ไม่มีรายการอะไรซับซ้อนมาก แค่พอให้เห็นแนวทางไปปรับใช้ครับ
บัญชี รับ-จ่าย รายวัน ร้านคั่วไก่หอมกระทะ ขายก๋วยเตี๋ยวคั่วไก่ ดีลิเวอรี
(ตัวอย่างเฉพาะวันที่ 1 มีนาคม 2566)
| วันที่ | รายการ | จำนวน | หน่วย | ราคาต่อหน่วย | รับ | จ่าย |
| 1 | คั่วไก่ธรรมดา | 10 | กล่อง | 80.00 | 800.00 | |
| คั่วไก่ ทะเล | 5 | กล่อง | 110.00 | 550.00 | ||
| คั่วหมู | 2 | กล่อง | 80.00 | 160.00 | ||
| สุกี้แห้ง ทะเล | 2 | กล่อง | 110.00 | 220.00 | ||
| สุกี้น้ำ หมู | 2 | กล่อง | 80.00 | 160.00 | ||
| ไข่ไก่ | 90 | ฟอง | 3.70 | 333.00 | ||
| ผักกาดหอม | 3 | กก. | 20.00 | 60.00 | ||
| น้ำมันพืช | 10 | ขวด | 60.00 | 600.00 | ||
| ปาท่องโก๋ทอดกรอบ | 1 | กก. | 115.00 | 115.00 | ||
| กุ้งขาว 50 ตัว/โล | 5 | กก. | 270.00 | 1,350.00 | ||
| ค่าโอทีพนักงาน | 2 | คน | 300.00 | 600.00 | ||
| ต้นหอม | 1 | กก. | 60.00 | 60.00 | ||
| ปลาหมึกวงแช่แข็ง | 2 | กก. | 139.00 | 278.00 | ||
| ฯลฯ |
ของจริงมีเรื่องให้ลงมากกว่านี้ครับ เพราะฉะนั้น เมื่อหมดวัน อย่าผัดวันประกันพรุ่ง ลงบัญชีทันที เอารายการจากเครื่อง POS มาลง หรือส่งออกเป็น Excel ซื้ออะไรมาก็รีบมาจด ลงแยกให้ละเอียดที่สุด รวมทั้งค่าไฟ ค่าน้ำ ค่าแก๊ส ค่าพนักงาน ค่าเช่า ค่าอินเทอร์เน็ต ค่าส่วนแบ่งการขาย และอีกจิปาถะ เอามาลงให้หมด เมื่อถึงสิ้นอาทิตย์หรือสิ้นเดือน เราเอาตัวเลขรายรับมารวมกัน รายจ่ายรวมกัน หักลบก็จะรู้กำไรสุทธิอย่างค่อนข้างถูกต้อง
อาจจะมีของในสต๊อกอยู่ใช้ไม่หมด เราก็ไปเช็กจำนวนของเหลือซึ่งควรจะตรงกับของเหลือจากที่เราซื้อมา ราคาของที่ซื้อยังนำมาคำนวณต้นทุนของสินค้าที่ขายได้ด้วย ควรตั้งราคาขายเท่าไหร่ ถ้าทำโปรโมชัน หักส่วนแบ่งการขายแล้วจะเหลือกำไรเท่าไหร่ ค่อยมาว่าละเอียดกันอีกทีครับ
