แนะผู้ประกอบการให้รู้จักเทคนิคจัดเก็บข้อมูล 3 ข้อ ให้รู้จริง ว่าทำธุรกิจ รวยมาได้อย่างไร?

ผู้ประกอบการจำนวนไม่น้อย ทำธุรกิจไปสักพัก “รวยไม่รู้เรื่อง”

ไม่รู้จริงๆ ว่ารวยมาได้อย่างไร

ค่ำวันตรุษจีนปีนี้ นั่งคุยกันสารพัดเรื่อง กระทั่งเรื่องของเอสเอ็มอีของไทยที่ประสบความสำเร็จจำนวนมาก แต่ในจำนวนมากเหล่านั้น กลับรวยแบบไม่รู้เรื่อง

ถามอะไร ตอบได้ไม่ชัดสักอย่าง

มีอยู่อย่างเดียวมั้ง ที่พอจะตอบได้ชัดเจนสุด นั่นคือ “ยอดขาย”

ถือว่ายังดีที่ตอบได้บ้าง ยอดขายมักตอบได้ เพราะเป็นสิ่งที่เอาใจจดจ่อรอดูอยู่ทุกวี่วันว่าจะขายได้เท่าไหร่

แต่ยังมีข้อมูลอีกจำนวนไม่น้อย ที่ผู้ประกอบการรายย่อย ควรตอบได้แบบไม่ต้องคิดนานเกิน

หรือถ้าตอบปากเปล่าไม่ได้ ใช้เวลาชั่วครู่ชั่วยาม ไปงัดข้อมูลที่เก็บเอาไว้มาตอบได้ ก็ยังถือว่าโอเคอยู่

ทว่า ปัญหาที่ผมเจอกับผู้ประกอบการรายย่อยจำนวนไม่น้อย คือ ไม่มีกระทั่งข้อมูลเหล่านั้น ไม่เคยเก็บเอาไว้ และที่สำคัญกว่าก็คือ “ไม่เคยคิดเก็บ” ด้วยซ้ำ

โชคดีที่ผลประกอบการออกมาน่าพึงพอใจ อยู่รอดด้วยดี ทำแล้วรวย แต่…“รวยแบบไม่รู้เรื่อง” ว่าที่รวยมานั้น มีปัจจัยอะไรเกื้อหนุนบ้าง

ตอนยังรวยอยู่ก็ไม่มีปัญหาให้ปวดหัวหรอกครับ ปัญหามักอยู่ที่ผลิตไม่ทัน

แต่ตอนที่เกิดปัญหาจริงๆ ยอดขายผิดเพี้ยนไป หรือมีการขยับตัวของเศรษฐกิจโดยรวมที่กระทบกับต้นทุนด้านต่างๆ แล้วไปๆ มาๆ กลายเป็น “จน” แบบไม่รู้เรื่อง เช่นกันกับตอนรวยก็ไม่รู้เรื่อง

แล้วถ้าจะให้รวยแบบรู้เรื่อง ควรทำอย่างไร

“เก็บข้อมูลครับ”

มีข้อมูลพื้นฐานที่ผู้ประกอบการควรจัดเก็บอย่างเป็นระบบ และนำมาใช้วิเคราะห์ร่วมกับการดูเพียงยอดขาย โดยควรจัดเก็บข้อมูลต่างๆ ดังต่อไปนี้

  1. ข้อมูลยอดขาย อันนี้เป็นสิ่งที่แทบไม่ต้องบอก ทุกรายมักเก็บเองโดยอัตโนมัติ เพราะอยากรู้ว่าทำแล้วขายได้เท่าไหร่ แต่วิธีการเก็บ หลายรายเก็บแบบรายเดือน คือ รู้เดือนนี้แล้วก็ผ่านไป ไม่มีการบันทึกเก็บไว้ให้เป็นระบบ ดังนั้น ถ้าถามว่า เดือนนี้เมื่อปีที่แล้วขายได้เท่าไหร่

ตอบไม่ได้ครับ

บางทีไม่ต้องย้อนปีด้วยซ้ำ แค่ถามว่า ตั้งแต่ต้นปีมาจนถึงปลายปี เดือนไหนขายดีสุด และเดือนไหนขายแย่สุด ยังมีการชะงัก ตอบไม่ได้เช่นกัน

ข้อมูลยอดขาย ควรเก็บไว้เป็นรายเดือน หรืออยากละเอียดเป็นรายสัปดาห์ รายวัน ยิ่งดี จะทำให้นำมาวิเคราะห์ได้ว่าช่วงเวลาไหนขายดี ช่วงไหนขายไม่ดี บางทีอาจพบว่าสินค้าที่ขายนั้น มีช่วงเวลาขายดีและแย่เป็นช่วงเวลาชัดเจนอย่างมีนัยสำคัญ แบบนี้เราก็วางแผนผลิต หรือสต๊อกสินค้าได้ดีขึ้น

แล้วคำว่า “เก็บ” หมายถึง เก็บไว้ให้ค้นหาได้ยามต้องการ จะจดใส่สมุด หรือใส่คอมพิวเตอร์ ใส่แท็บเลต เอาแบบค้นหาได้ยามต้องการ ถือว่าโอเคหมด

ถ้ามีที่ขายหลายแห่ง ต้องเก็บข้อมูลแยกเป็นแต่ละหน้าร้าน ไม่ปะปนกัน จะทำให้แยกได้ชัดเจนว่า หน้าร้านไหนขายดีสุด ร้านไหนขายแย่สุด

  1. ข้อมูลต้นทุน ถ้าแบ่งต้นทุนกว้างๆ เป็น 2 กลุ่ม ก็จะได้ ต้นทุนที่มีการแปรผันตามจำนวนการผลิต เช่น วัตถุดิบต่างๆ ยิ่งผลิตมาก ต้นทุนก็ตามไปด้วย ขณะที่อีกกลุ่ม คือ ต้นทุนคงที่ เช่น เงินเดือนพนักงาน จ่ายเท่ากันทุกเดือน มีงานให้ทำก็จ่ายเท่านั้น ไม่มีงานปล่อยให้นั่งตบยุงก็ยังต้องจ่ายเท่าเดิม แบบนี้เป็นต้นทุนคงที่

การเก็บข้อมูลต้นทุน ควรมีการแยกให้ละเอียดว่าอยู่ในกลุ่มไหน และแยกให้ชัดเจนตามรายละเอียด เช่น ค่าน้ำ ค่าไฟฟ้า ค่ามือถือ ค่าคอมมิสชั่น ค่าวัตถุดิบ ค่าเดินทาง ฯลฯ ยิ่งแยกให้ละเอียด ก็ยิ่งเห็น “รายละเอียด”

บ่อยครั้งที่ได้คุยกับผู้ประกอบการรายย่อย บอกว่ามีการเก็บข้อมูลต้นทุน แต่มักให้ความสำคัญกับต้นทุนที่เป็นวัตถุดิบหลัก

มีต้นทุนอีกประเภท ผมชอบเรียกว่า “ต้นทุนสับขาหลอก”

เจอบ่อยกับมือใหม่เริ่มใช้บ้านเป็นสถานประกอบการ ยอดขายเริ่มต้นก็พุ่งแรง จนน่าร่ำน่ารวย แต่พอถามไป 2-3 คำถาม ก็เข้าข่ายรวยไม่รู้เรื่องอีกแบบ

ตอบต้นทุนวัตถุดิบได้เป๊ะ ตอบได้ฉะฉาน อยู่ในหัวเลย ฟังดูดีใช่มั้ยล่ะ แต่พอถามว่า ค่าไฟตกเดือนละประมาณเท่าไหร่

“แม่จ่ายอยู่แล้ว” เพราะทำอยู่ในบ้าน

ดังนั้น ค่าน้ำ ค่าสาธารณูปโภคพื้นฐานทั้งหลาย…“แม่จ่ายทั้งหมด”

สับขาหลอกไหมล่ะครับ เพราะต้องคิดเผื่อว่า ถ้ากิจการดี ต้องมีออฟฟิศ ค่าเช่าสถานที่เดือนละเท่าไหร่ น้ำ ไฟ โทรศัพท์ อินเตอร์เน็ต ที่แม่จ่ายๆ อยู่น่ะ รวมกันเท่าไหร่

บางทีต้องใช้ตู้เย็น ใช้เตา ยังเบียดบังของแม่อีกด้วย

หลายคนคิดว่า เป็นการลดต้นทุน ไม่ใช่นะครับ เป็นต้นทุนแบบสับขาหลอกให้เราดีใจกับยอดขาย แล้วแม่กลายเป็นผู้จ่ายต้นทุนส่วนหนึ่ง โดยไม่ได้รับผลประโยชน์ด้วย

ทำนิ่งๆ แบบเนียนๆ ให้แม่จ่ายไป ก็ไม่เป็นไร แต่ช่วยเอาตัวเลขมาใส่ไว้เป็นข้อมูลต้นทุนด้วย จะได้ไม่โดนสับขาหลอก ใส่แล้วจะได้เห็นว่า ยอดขายมโหฬารนั้น มันกำไรจริงหรือเปล่า

  1. ข้อมูลสถานการณ์แวดล้อม เป็นเรื่องของปัจจัยภายนอกที่ส่งผลกระทบกับธุรกิจ ควรมีการจดบันทึกเอาไว้ด้วย เช่น ช่วงนี้มีเหตุการณ์อะไรเกิดขึ้นในบ้านเมือง ในโลก แล้วเราได้รับผลกระทบอะไรบ้าง สาเหตุของเหตุการณ์นั้นๆ เกิดจากอะไร ใครได้ผลกระทบบ้าง

ต่อไป ถ้าเจอแนวโน้มแบบเดียวกัน จะได้ระมัดระวังตัว ตั้งท่ารับเอาไว้ก่อนได้ทัน

ข้อมูลต่างๆ ที่ผมแนะนำให้เก็บเอาไว้ เบสิกที่สุดเลยครับ ควรอย่างยิ่งที่จะให้ความใส่ใจ อย่าปล่อยปละละเลย คิดว่าไม่สำคัญ เมื่อเก็บมาแล้ว ก็เอามาใช้วิเคราะห์ เอามาอ่านค่าตีความเป็นประจำ อย่างน้อยก็ควรทุกเดือน

เวลามาอ่านเริ่มดูจาก ยอดขายขึ้นหรือลง  ต้นทุนขึ้นหรือลง ลองตั้งคำถามว่า น่าเป็นเพราะเหตุใด ขึ้นเพราะอะไร ลงเพราะอะไร ควรแก้ไขอย่างไร หรือป้องกันอย่างไรได้บ้าง

ข้อมูลเดิมเป็นอย่างไร ควรเปรียบเทียบกันให้เห็นแนวโน้มว่า เดือนต่อไป น่าจะขึ้นหรือลง จะได้เตรียมการรับมือ

ทำให้เป็นกิจวัตรครับ ไม่ว่าผลประกอบการจะเป็นอย่างไร

“รวย” หรือ “จน” ก็จะได้ “รู้เรื่องชัดเจน”

บทความก่อนหน้านี้สาวบัญชี เคยโดนดูถูก “เรียนสูง แต่ดันเป็นเกษตรกร” ลบคำสบประมาท ปลูกสตรอว์เบอรี่ โกยเงินล้าน ชิลล์ ชิลล์
บทความถัดไปออกแบบ-ปลูกบ้าน สไตล์ยุโรปผสมไทย  ให้เช่า ถ่ายหนัง  พรีเว็ดดิ้ง  งานยามว่าง  “ดร.ปลอดประสพ สุรัสวดี”